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L’informatizzazione dei processi e la condivisione dei dati sono confluiti negli ultimi anni nella creazione di potenti software CRM, sistemi capaci di facilitare l’attività quotidiana di informatori scientifici e agenti di vendita. Tra le numerose funzionalità vi è la gestione dei contatti tramite schedari e l’inserimento delle visite da effettuare presso medici e farmacie.

Lo schedario e l’inserimento delle visite in un software CRM

La gestione dei contatti è fondamentale per il lavoro di informatori scientifici e agenti del farmaco. Poter accedere in maniera rapida ad una lista esaustiva che comprende dati come nome, cognome, codice fiscale, specializzazione, indirizzi di visita (ambulatoriali e ospedalieri) e stato di medici e farmacie apre un ventaglio di possibilità per chi fa delle relazioni il centro della sua attività quotidiana. Nello schedario i contatti sono tradizionalmente suddivisi per le tipologie di stato:

• attivo: medici e farmacie da visitare (secondo le direttive preventivamente stabilite all’inizio di un ciclo di vendita);
• universo: medici e farmacie che si trovano nell’area geografica assegnata ma che non per forza si visiteranno (è il potenziale sul territorio);
• occasionale: contatti utili da registrare (magari incontrati casualmente in corsia all’ospedale) ma che non si ha fretta di visitare.

All’interno di un software CRM ai medici in pensione, fuori settore (che si sono trasferiti in una città esclusa dal territorio di competenza) e deceduti può essere assegnato un valore negativo che rende chiaro il loro stato di inattività, mentre i medici in standby (all’estero, in maternità, ecc.) vengono temporaneamente sospesi e possono essere riattivati una volta tornati in attività.

Contare su una lista aggiornata dei contatti è il primo passo per poter gestire in modo preciso e funzionale l’inserimento delle visite. Oltre a fornire informazioni quali i nominativi e lo storico delle visite già svolte presso una determinata struttura, il CRM consente di stabilire il tipo di visita da inserire in calendario (con o senza saggi farmaci e campioni) e se si è superato il limite regionale di visite o il numero di campioni rilasciati per fascia.

Altre informazioni utili alle quali è possibile accedere sono:

• la fidelizzazione e la competenza: si tratta di dati sull’interesse mostrato dal medico durante la visita, la sua preparazione sul prodotto, ecc.
• la profilazione: tutti i dettagli aggiuntivi utili per capire il comportamento del medico (quali sono le aziende che preferisce? Quanti informatori riceve a settimana?).

Il software CRM permette di scegliere tra due tipologie di visita: la “visita” che non prevede il rilascio di saggi farmaci e la “visita con scopo di informazione scientifica”, che invece prevede il rilascio di saggi farmaci. Durante la visita, l’informatore può rilasciare al medico:

• saggi farmaci ministeriali, sottoposti ai limiti ministeriali (numero massimo di farmaci di classe A e C distribuibili per visita, per medico, per azienda e per anno);
• i campioni, come per esempio gli integratori e i medical device, che non sono sottoposti a limiti di fascia né a controlli ministeriali;
• gli item, ovvero dei gadget non sottoposti ad alcun limite ministeriale (penne, espositori, ecc.).

Tra le diverse funzionalità offerte da un software CRM vi è la gestione degli argomenti della visita, nonché la visualizzazione dell’elenco dei prodotti da presentare e l’ordine di battuta con peso ponderato. L’ordine di battuta con peso ponderato permette in termini analitici anche il calcolo del costo effettivo della singola visita per l’Azienda.

Rilascio campioni in visita: il CRM assicura l’aggiornamento alle direttive regionali ministeriali

Un aspetto spinoso del lavoro degli informatori scientifici è il rilascio dei “campioni farmaci ad uso umano”. In Italia, solamente gli ISF possono consegnare i campioni di farmaci gratuiti ai medici, i quali devono poi conservarli seguendo le istruzioni indicate sulla confezione o sul foglietto illustrativo.  Le aziende farmaceutiche, dal canto loro, devono fornire le informazioni utili alla distribuzione dei campioni, nonché spedirli agli informatori in quantità proporzionale al numero delle visite da loro previste.

Rispetto alla disciplina precedente, il Decreto legislativo n°219 del 2006  ha limitato il numero di campioni gratuiti rilasciabili ai medici da parte degli ISF. Innanzitutto, si possono distinguere i farmaci in due macrocategorie, soggette a limitazioni diverse:

• I farmaci in commercio da meno di 18 mesi: il numero di campioni rilasciabili a visita (per ogni dosaggio o forma farmaceutica) è di 2, mentre il limite massimo annuo è di 8 campioni.
• I farmaci in commercio da oltre 18 mesi: il numero di campioni a visita (per ogni dosaggio o forma farmaceutica) è di 4, mentre il limite massimo annuo è di 10.

Il software CRM offre un’ulteriore facilitazione al lavoro dell’informatore scientifico in materia di gestione dei campioni. È possibile infatti implementare le normative vigenti in fatto di rilascio saggi farmaci, così da essere sempre informati sulle modifiche legislative introdotte a livello regionale. Inoltre, è possibile gestire le spedizioni dei campioni e il controllo delle giacenze del magazzino virtuale (corrispondente a quello fisico) di ogni ISF. Questa funzione risulta molto utile perché consente un costante aggiornamento sullo stato delle spedizioni e delle giacenze, rispondendo a dubbi come: quali prodotti ha un informatore in suo possesso? Quanti e quali campioni deve consegnare durante una certa visita? È inoltre possibile confermare manualmente l’avvenuta ricezione dei campioni oppure segnalare la ricezione di campioni difettosi o mancanti.

Inoltre, tramite nuove funzionalità innovative è possibile “dematerializzare” il documento di scarico saggi farmaci, trasformandolo in un PDF e collegandolo a meccanismi automatizzati di firma elettronica, archiviazione ed invio tramite e-mail direttamente al medico. Questo tipo di funzionalità permette alle aziende farmaceutiche una migliore archiviazione e catalogazione dei documenti di scarico saggi farmaci e un notevole risparmio economico derivante dall’eliminazione della stampa dei blocchetti cartacei dei documenti.

In conclusione, la digitalizzazione dei processi di vendita ha messo a disposizione di chi opera nel settore farmaceutico strumenti funzionali e personalizzabili. I software CRM sono oggigiorno uno strumento basilare per il lavoro di informatori scientifici e agenti di vendita perché consentono di implementare funzionalità diverse e fornire informazioni sempre aggiornate e precise sui propri contatti.